A minõségirányítási tevékenység dokumentációs rendszere

• Az írásos utasításokkal a folyamat szereplõinek beavatkozásai kiszámíthatóbbakká, elvárhatóvá és elõreláthatóvá válnak. A minõségirányítási rendszerek számára tehát a tevékenységek dokumentálásával szembeni követelmények:
• A szabványosítás (a rendszeren belüli egységesség)</li>
• Az áttekinthetõség, átjárhatóság megteremtése logikus felépítéssel és hivatkozási rendszerrel, valamint
• A dokumentáció támogassa a szabályozás végrehajtását, felülvizsgálatát és ellenõrzését.

Végrehajthatósági, teljességi és hatékonysági szempontok

Mindemellett felvetõdnek végrehajthatósági, teljess��gi és hatékonysági szempontok is. Az írásba foglalt folyamatok úgy alkotnak rendszert, hogy a szervezet keretében folyó tevékenységek, folyamatok komplexitása függvényében a dokumentumokat a szervezet belsõ hierarchiájának megfeleltethetõ fokozatokhoz rendeli. A dokumentumok vertikális tagozódását egy dokumentációs piramisként jeleníthetjük meg.

Hierarchia</h2>

A hierarchia �� piramis – egyre magasabb szintjén lévõ dokumentumok egyre átfogóbb tevékenységköröket, folyamatokat szabályoznak.

A dokumentációs rendszer egy lehetséges rendszere:

A dokumentumokLétrehozása Helye Célja

A fentiekben felsorolt dokumentációs szintek mindegyikére a kisebb vállalatoknál nincs szükség. A minõségpolitikára és minõségirányítási kézikönyvre minden az ISO 9001:2000 szerint kiépült rendszerben szükség van. A további szintek közül pedig azokra van szükség, amelyekkel a menedzsmentszabályozás gyakorlati kivitelezését hatékonyan meg lehet valósítani. A dokumentációs rendszer ugyanakkor vertikális kapcsolatban van a folyamatok szakszerû támogatását nyújtó egyéb dokumentumokkal, ha vannak ilyenek. Gyakran nem is cél megváltoztatni ezeket (gyártmány és gyártási elõírások, vizsgálati és beszerz��si feljegyzések, gazdasági ��s szervezeti szabályzatok stb.).

Kétféle dokumentációtípust különböztethetünk meg:

• Rendszerdokumentumok (leíró dokumentumok) és
• Minõségügyi feljegyzések (tényrögzítõ dokumentumok)

1. Rendszerdokumentumok a mûködésmód leírására vonatkozó szabályozások, míg a minõségügyi feljegyzések a mûködés során keletkezõ adatok, információ rögzítésére és tov��bbítására szolgáló bizonylatok, feljegyzések, jegyz��könyvek.

• Dokumentum/szint 
• Cél Alkalmazás
• Stiláris elvárások
• Kézikönyv

A koncepció Minõséggel kapcsolatos célok leírása, felelõsségek kiosztása, a szervezet bemutatása

1. Külsõ haszn��latra: marketingeszköz
2. Belsõ használatra: irányítási eszköz Tömörség, áttekinthetõség, strukturáltság, általánosítás
3. Eljárások

A folyamat 

A tevékenység közös jegyeinek leírása, beavatkozási pontok Általában csak belsõ használatra, know-how, a részismeretek rendszerezett füzére Folyamat-centrikus, tömör, kevésbé általános /> A munka- és vizsgálati (végrehajtási) utasítások

A tevékenység0;

A munka és vizsgálati mûveletek részletes leírása Belsõ használatra: a megvalósítás közvetlen szabályozására<br /> Külsõ használatra: igazolásként, minõségpartnerség ;A használó szintjéhez igazodó, értékteremtésre motiváló

A dokumentumok hierarchikus rendszere a dokumentumok egymásra épülését jelenti, amely tartalmilag segít elkerülni a rendszer leírásának redundanciáit úgy, hogy lehetõvé teszi a dokumentumok egymásra hivatkozását.

1. A dokumentumok
   Létrehozása Helye Célja
2. Rendszertervezés
3. Minõségpolitika
4. A minõségi célok megfogalmazása
5. Rendszerépítés  
6. Minõségirányítási kézikönyv 
7. A szervezet felépítésének és feladatainak megvilágítása
8. Minõségirányítási eljárás 
9. A folyamatok logikájának bemutatása
   Bevezetés
10. Munka- és vizsgálati (végrehajtási) utasítások A konkrét tevékenység leírása
11. Mûködtetés Termék- és gyártáskövetési dokumentumok, minõségügyi feljegyzések, mérési jegyzõkönyvek stb. Igazolás