Mi az e-számla?

Az e-számla nem kézzel vagy géppel kitöltött, lepecsételt nyomtatott forma, amelyet nem a posta kézbesít, hanem interneten érkező levélre, tárolt adatra kell gondolni. Nincs rá egységes szabvány, hogy milyen fájlformátumú legyen az e-számla, ellenben követelmény, hogy bármikor megtekinthető, kinyomtatható legyen (például lehet .pdf).

Az e-számla hatósági ellenőrzését is biztosítani kell. Az adóhivatal hozzájárult, hogy az elektronikus úton előállított számlákat ne legyen szükséges papíron tárolni, az elektronikus őrzés is lehetséges, de valamelyik kötelező.

Mivel tud többet, mint a papír?

Az elektronikus számla nem öncélú. Alkalmas rá, hogy kapcsolódjon a vállalatirányítási rendszerhez (pl. a készletnyilvántartáshoz), lehetővé teszi az e-könyvelést, távkönyvelést, sőt a teljes céges elektronikus nyilvántartás bevezetéséhez is sokkal közelebb visz. Nemcsak azért takarékos megoldás, mert magát a papírt nem kell kinyomtatni, hanem azért is, mert egyszerűsíti, meggyorsítja, automatizálja a különféle nyilvántartások, adminisztrációk elkészítését.

Az e-számlát vagy zárt kétszereplős (EDI - electronic data interchange), vagy nyitott, többszereplős (PKI - public key infrastructure) adatcsererendszerben lehet kibocsátani. Előbbinél szükség van egy biztonságos csatornára (bérelhető), valamint szerződésre arról, hogy EDI-rendszerben történik a számlázás.

Egyelőre havonta egyszer még kell papíralapú összesítést is készíteni a számlaforgalomról. Az EDI-t ajánlják olyan nagy partnercégeknek, amelyeknél kiemelkedően nagy az egymás közötti számlaforgalom (pl. gyártó-nagyker, nagyker-kisker), ahol cél a kiállítás és a feldolgozás automatizálása, és ahol más elektronikus üzenetek is mozognak, mert ezek továbbítására is jó lehetőség a biztonságos csatorna. Kis cégek számára kisebb számú üzenet továbbítására ideális lehet a web EDI (weboldalon keresztül működik).