A kis és középvállalkozások esetében egyértelműen gyengeséget jelenthet a hiányzó tőkeerő, ami miatt a vállalkozás olykor a pályázat vagy a hitel megkívánt önerejét sem tudja finanszírozni. A pályázatokat versenyképes vállalkozásoknak írják ki, amelyek munkahelyeket képesek megőrizni, illetve újakat létrehozni, és emellett gazdasági eredményeik jav��tására is kötelezettséget vállalnak a pályázat fenntartási időszakában (mely általában 3 év a projekt lezárást követően).
A pályázókra vonatkozó konkrét feltételeket és eljárási szabályokat a szűkszavú pályázati kiírások és a részletező pályázati útmutatók tartalmazzák, melyek változnak az évek folyamán, és elmondható, hogy az egyre finomodó pályázati dokumentáció jórészt könnyebbséget jelent a pályázatot beadó cégek számára. A pályázatot kiírók is tanulnak a hibáikból, illetve igyekeznek minden kiskaput bezárni.
A pályázatok tipikus tartalmi hibái:
    határidő-túllépés, késedelmes beérkezés
    a pályázat hiányos, vagy más ok miatt nem felel meg a kiírásban szereplő követelményeknek
    a pályázó nem jogosult pályázni
    a projekt meghaladja a megszabott maximális időtartamot
    a projekt nem megfelelő, a szakmai koncepció elégtelen
    adminisztrációs hibák, elírások
    a pályázat lejárt határidejű árajánlatot tartalmaz
    árajánlattal alá nem támasztott vagy azzal nem egyező költségtétel szerepel a részletes költségvetésben
    a költségvetés-készítés hiányosságai (el nem számolható költségek szerepeltetése, túlárazás, áfatartalom szabályozástól eltérő kezelése)
    egy költségtétel teljes költsége meghaladja az igényelt támogatás megjelölt arányát (ha erre vonatkozóan van előírás)
    a papíron és az elektronikus formában beadott pályázatok között eltérés van
    a pályázó nem írja alá a pályázatot, vagy üresen hagyja a pályázati nyomtatvány egyes pontjait, illetve hiányzik a hivatalos pecsét a pályázatról

Mivel a pályázatok évente csak egyszer jelennek meg, ezért érdemes alaposan felkészülni a projektekre, nem utolsósorban azért, mert igen időigényes folyamat egy pályázat beadása, illetve előkészítése. A költségvetés elkészítésénél a lehető legnagyobb gondossággal kell eljárni, mert a pályázat befogadása után a megállapodásban rögzített költségeken túl egyéb költségek nem lesznek elszámolhatóak. A mellékletek beszerzését nem szabad az utolsó pillanatra hagyni, tekintettel a hivatalos igazolások beszerzésének időigényére. Figyelembe kell venni továbbá azt is, hogy az Európai Uniós pályázatok általános szabálya, hogy a már megkezdett beruházások nem támogathatóak.
Akármilyen döntést is hoz meg a vállalkozás vezetése, egyben biztosak lehetünk: a támogatásokat nem adják ingyen, de egy átgondolt projekt finanszírozásában jelentős segítséget képviselhetnek a pályázati pénzek.